Gestion

Gestion des achats

ECHO

Une gestion complète couvrant tous les aspects et les exigences de votre logistique hospitalière.

Héritière des développements de notre gestion de pharmacie APO, cette application bénéficie de notre grande expérience en termes de gestion achats et stocks en milieu hospitalier.

Cela permet à ECHO d’être compatible avec les techniques modernes de scanning (barres- codes), de transmission de données (EDI),  de gestion de stocks (Modèle de Wilson), etc.
Afin de répondre encore plus aux exigences des responsables logistiques et achats, nous avons associé différents modules de notre partenaire Ordiges S.A. qui permet aujourd’hui à ECHO d’être conjugué avec différents modules et d’offrir une palette complète de solutions.

Avec ECHO, vous pourrez sans peine organiser, gérer, commander, stocker, inventorier,  valoriser et  comptabiliser vos différents produits.

Processus et suivi des achats

ECHO est pourvu d’un système élémentaire de demandes via différents canaux, dont la demande via son module web. Ces différentes demandes font l’objet d’une validation à un seul niveau soit par le chef de service soit via le service des achats.

Grâce à l’adjonction du module EPM d’Ordiges, il devient alors possible d’établir différents scénarii de processus selon des critères tels que le montant, le type ou la famille de produits par exemple. Vous pourrez alors définir vos workflows d’approbation et différentes procédures en adéquation avec l’organisation que vous aurez mise place.

Sécurité

L’application est protégée par l’utilisation d’un user et d’un mot de passe par terminal. Les accès des utilisateurs aux différents écrans de l’application, ainsi que les privilèges liés aux écrans, peuvent être paramétrés.

Un historique est alimenté pour chaque modification de stock ainsi que pour l’encodage d’un motif de modification.

Cela permet une très grande traçabilité des différents évènements opérés dans l’application.

Paramétrage

Afin de rendre l’application facile d’utilisation et non contraignante pour l’utilisateur, beaucoup de données sont paramétrables.

Chaque hôpital dispose toujours de la version complète de l’application et choisit ou non de faire usage des différents outils disponibles, selon ses besoins.

Statistiques

ECHO dispose d’un module statistique qui vous permettra d’éditer des listes et des statistiques selon vos besoins, en plus des listes existant en standard. Vous pourrez ainsi extraire à différentes fins (ex : date warehousing) toutes les données nécessaires et ce, de manière récurrente.

 

Fonctionnalités détaillées

Gestion des produits

  • Définition de produits multi-composés
  • Gestion de tous types de produits
  • Avec ou sans gestion de stock
  • Historisation des données signalétiques
  • Consultations selon de multiples critères avec sauvegarde de ces derniers
  • Liaison du produit avec plusieurs fournisseurs
  • Gestion de lots avec traçabilité complète
  • Intégration des pricats (EDI)
  • Gestion des catalogues produits (unique, partagé, distinct)
  • Liste Top 100, classe ATC, Chiffre d’affaires, etc.
  • Gestion des droits des utilisateurs par profil et par utilisateur

Gestion de stocks

  • Multi niveaux : agréments, sites, stock central, sous-stocks, armoires, etc.
  • Gestion des transferts entre sites ou externes
  • Gestions des retours avec traçabilité complète
  • Réappro. via la gestion de seuils Min&Max, ou via l’outil statistique d’optimisation de seuils
  • Lecture et émission de codes-barres internes avec création automatique de la demande
  • Inventaire permanent, annuel
  • Valorisation selon FIFO, Prix Moyen Pondéré
  • Mise à jour des inventaires avec justification des écarts, valorisation à une date ultérieure possible reprenant les mouvements jusqu’à la date choisie
  • Grand choix de listes pour les produits stockés ou pas, les historiques, les réappros, les inventaires, les recalculs de seuils, etc.

Gestion des achats

  • Préparation automatisée de commande sur base des seuils et des stocks
  • Emission et impression des bons de commandes pour envoi automatique via fax, courrier, mail ou EDI
  • Contrôle des bons de livraison externe et génération de bons internes
  • Conciliation semi- ou automatique des factures  et des  bons de commande avec intégration en comptabilité sans encodage!
  • Envoi automatisé de rappels sur commandes non livrées ou partielles
  • Génération des écritures comptables pour  les consommations des services
  • Calcul des seuils de commandes
  • Lecture des codes-barres fournisseurs à la réception
  • Outil unique d’optimisation de commande selon le modèle de Wilson
  • Nombreuses listes disponibles et modulables
  • Gestion sécurisée des autorisations de commandes

Interfaces

  • Comptabilité : Pia5 (Ordiges), CCA, CptWin (SBIM), EASI BS (Easi)